Nutzerverwaltung in Totara Learn

Ein System ohne Nutzer ist wie eine Party ohne Gäste. Deswegen sollte man sich noch am Anfang der Implementierung eines Learning Management Systems die Frage stellen: Wie kommen die Nutzer ins System?

In diesem Blogartikel beschreiben wir, wie genau das mit Totara Learn klappt. 

Mit Totara Learn hat man gleich mehrere Methoden der Nutzerverwaltung zur Auswahl. Man muss sich noch nicht einmal auf eine Art begrenzen, sondern man kann auch mehrere kombinieren.

Basierend auf unserer jahrelanger Erfahrung als Totara Learn Partner hat sich eine Kombination aus HR Import und Single Sign-On als besonders sinnvoll und flexibel herausgestellt.

HR Import

Der HR Import ist die Verbindung zwischen Ihrem Personalsystem und Ihrem LMS. Einmal konfiguriert, werden Nutzer jeden Tag automatisch aktualisiert, ganz nach Ihren Präferenzen.

Totara Learn kann ein bestimmtes Verzeichnis auf Ihrem Server überprüfen und die CSV Dateien, die dort liegen, nutzen, um die Nutzer stets aktuell zu halten. Diese Dateien, die vom Personalsystem (ebenfalls automatisch) exportiert werden, beinhalten die generelle Information von Ihren Mitarbeitern – wie Name und E-Mail-Adresse, aber auch Position, Organisation und die Stellenbezeichnung, die den Nutzer im System mit seinem Vorgesetzten verbinden. So können Sie die Hierarchie von Ihrem Unternehmen in Totara abbilden und sicherstellen, dass Manager einen Überblick über die Weiterbildung und Kompetenzen ihrer  Mitarbeitern haben.

In den meisten Fällen benötigt der HR Import vier Dateien – User, organisation, position und job assignment. Je nachdem, welche Informationen Sie in Ihrem LMS brauchen, können Sie Felder ganz leicht de-aktivieren, sowie Custom Felder hinzufügen.

Ihr Unternehmen ist in mehreren Ländern tätig und in jedem wird ein anderes HR System verwendet?  Keine Sorge, mit dem HR-Import und dem Synchronisierungs- und Qualitätsprüfungs-Plugins für jede Quelle, ermöglicht Ihnen LearnChamp Dateien aus verschiedenen HR-Systemen gleichzeitig ins Totara zu importieren.

 

Single Sign-on

Eine andere Option der Authentifizierung der Nutzer in Totara ist das Single Sign-On. Es kann eigenständig, aber auch im Zusammenhang mit HR Import verwendet werden – wenn z.B. die Nutzer durch HR Import aktuell gehalten werden, und mit Single Sign-on automatisch ins System eingeloggt werden. Die SSO Methoden, die am meisten bei Totara eingesetzt werden, sind SAML 2 und Oauth 2.

Mit SAML wird ein Account für mehrere Dienste verwendet, z.B. der Windows Account von Ihren Mitarbeitern. Damit können sie von ihrem Arbeits-PC direkt ins System eingeloggt werden, ohne jemals ihren Username und Passwort eingeben zu müssen. Dabei kann der Totara Administrator einstellen wie oft welche Nutzerinformation aktualisiert wird – einmal oder lieber bei jedem Login.

Haben Sie interne sowie auch externe Mitarbeiter, die sich über SAML in System einloggen sollen? Dann haben wir gute Neuigkeiten, da Totara Learn Ihnen erlaubt, mehrere SAML Plugins zu integrieren. Auf der Login-Seite kann der User auswählen, ob man  er sich intern oder extern authentifizieren möchte. Jedes SAML Plugin im System kann unterschiedliche Identity Provider haben. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter, unabhängig davon in welchen Systemen sie ihre Daten verwalten, problemlos Zugang zum LMS haben.

Bei OAuth 2 kann ein Nutzer sein Microsoft Account verwenden, um sich ins Totara einzuloggen, aber auch ein Google oder ein Facebook Konto. Dabei werden Informationen von dem externen Betreibern in  Totara übertragen. Hier kann man jedoch keine Custom Felder inkludieren und übertragen, wie bei HR-Import oder SAML.

Sie wollen mehr zum Thema Nutzerverwaltung in Totara Learn erfahren? Wir helfen Ihnen gerne dabei! Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht und wir werden umgehend mit Ihnen Kontakt aufnehmen.