Ein System ohne Nutzer ist wie eine Party ohne Gäste. Deswegen sollte man sich gleich zu Beginn der Implementierung eines Learning Management Systems die Frage stellen: Wie kommen die Nutzer ins System?
In diesem Blogartikel beschreiben wir, wie genau das mit Totara Learn klappt.
Mit Totara Learn haben Sie gleich mehrere Methoden der Nutzerverwaltung zur Auswahl. Diese können auch kombiniert werden.
Basierend auf unserer jahrelanger Erfahrung als Totara Partner hat sich eine Kombination aus HR Import und Single Sign-On als besonders sinnvoll und flexibel herausgestellt.
HR Import
Der HR-Import ist nichts anderes als die Verbindung/Synchronisation zwischen Ihrem Personalsystem und Ihrem LMS. Einmal konfiguriert,
werden Nutzer automatisch aktualisiert, ganz nach Ihren Präferenzen etwa wöchentlich, täglich oder öfter.
Totara Learn greift beim HR Import auf ein bestimmtes Verzeichnis auf Ihrem Server zu und nutzt die CSV Dateien, die dort liegen, um die Nutzer stets aktuell zu halten. Diese Dateien, die vom Personalsystem - ebenfalls automatisch - exportiert werden, beinhalten generelle Informationen zu Ihren Mitarbeitern wie Name und E-Mail-Adresse, aber auch Position, Organisation und die Stellenbezeichnung, die den Nutzer im System mit seinem Vorgesetzten verbinden. So können Sie Ihre Unternehmes-Hierarchie in Totara Learn abbilden und sicherstellen, dass Manager*innen einen Überblick über die Weiterbildung und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter haben.
In den meisten Fällen benötigt der HR Import vier Dateien: User, Organisation, Position und Job Assignment. Je nachdem, welche Informationen Sie in Ihrem LMS brauchen, können Sie Felder ganz leicht de-aktivieren sowie Custom Felder hinzufügen.
Ihr Unternehmen ist in mehreren Ländern tätig und in jedem wird ein anderes HR System verwendet? Keine Sorge, LearnChamp ermöglicht es Ihnen, mit dem HR-Import inklusive Synchronisierungs- und Qualitätsprüfungs-Plugins für jede Quelle, Dateien aus verschiedenen HR-Systemen gleichzeitig sicher Richtung Totara Learn zu importieren.
Single Sign-on
Eine andere Möglichkeit, der Nutzer-Authentifizierung in Totara ist das Single Sign-On (SSO). Es kann eigenständig, aber auch in Kombination mit dem HR-Import verwendet werden. Die Nutzer werden durch den HR-Import aktuell gehalten und mittels Single Sign-on automatisch ins System eingeloggt. Diebei Totara am meisten eingesetzten SSO Methoden sind SAML 2 und OAuth 2.
Mit SAML wird ein Account für mehrere Dienste verwendet. Typischer Weise wird bei SAML der Windows Account Ihrer Mitarbeiter verwendet Das Login erfolgt vom Arbeits-PC direkt ins System; eine erneute Eingabe von Username und Passwortsind nicht notwendig. Dabei kann der Totara Administrator einstellen, wie oft welche Nutzerinformation aktualisiert wird: einmalig oder bei jedem Login.
Haben Sie interne als auch externe Mitarbeiter, die sich über SAML in System einloggen sollen? Dann haben wir gute Neuigkeiten, da Totara Learn es Ihnen erlaubt, mehrere SAML Plugins zu integrieren. Auf der Login-Seite kann der Nutzer zwischen interner und externer Authentifizierung wählen. Jedes SAML Plugin im System kann unterschiedliche Identity Provider haben. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter, unabhängig davon in welchen Systemen sie ihre Daten verwalten, problemlos Zugang zum LMS haben.
Bei OAuth 2 hat der Nutzer mehrere Optionen. Das Login erfolgt entweder via den Microsoft Account, oder über ein Google oder Facebook Konto. Dabei werden die Informationen der externen Betreiber in Totara Learn übertragen. Hier können jedoch keine Custom Felder inkludiert bzw. übertragen werden, so wie dies bei HR-Import oder SAML der Fall ist.
Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema Nutzerverwaltung in Totara Learn erfahren? Wir helfen Ihnen gerne dabei! Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht und wir nehmen umgehend Kontakt mit Ihnen auf.
