Mitarbeiter nachhaltig begeistern - Change Management bei Systemimplementierungen

Bei LearnChamp unterstützen wir Tag für Tag Unternehmen bei der Implementierung von Personalmanagementsystemen. Oft kontaktieren uns HR- und HR-IT-Mitarbeiter, weil sie sehen dass ihre sorgfältig geplanten Projekte bei den Zielgruppen nicht gut ankommen. Dafür kann es viele Gründe geben. Mit einem davon beschäftigen wir uns in diesem Artikel: der Positionierung des Implementierungsprojekts bei Stakeholdern und Mitarbeitern.

In den meisten Fällen wollen Unternehmen mit der Einführung eines neuen HR-Tools einen bestehenden Prozess verbessern. Einer unserer Kunden löste beispielsweise sein Learning Management System durch SAP SuccessFactors Learning ab. Das alte System war weder benutzerfreundlich, noch intuitiv. Nutzer loggten sich nur widerwillig und wenn unbedingt erforderlich im LMS ein.

Damit das volle Potential eines neuen Tools genutzt wird und es positiv wahrgenommen wird, braucht es aus unserer Erfahrung einen mehrstufigen Prozess: Einerseits müssen Ihre Mitarbeiter und Stakeholder von Ihrer Initiative überzeugt werden. Andererseits müssen sie befähigt werden, dass System ohne Hindernisse nutzen zu können.

Überzeugen

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Um Skeptiker, Stakeholder und Mitarbeiter von Ihrem Projekt zu überzeugen reicht es nicht, eine vom System generierte Willkommens-eMail zu versenden. Sie benötigen ein durchdachtes Gesamtkonzept.

  • Analysieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Nutzer und teilen Sie sie in Gruppen
  • Erarbeiten Sie die Kernbotschaft(en) Ihrer Initiative
  • Achten Sie darauf, dass Sie Begriffe aber auch Bilder durchgängig verwenden
  • Legen Sie frühzeitig fest, welche Kommunikationskanäle Ihnen zur Verfügung stehen
  • Holen Sie andere Abteilungen mit ins Boot. Vielleicht plant ja Ihre Marketingabteilung in Kürze eine Flyeraktion, an der Sie sich beteiligen können

Der Grundstein wäre damit gelegt. Jetzt geht es an die ersten Umsetzungen. Gestalten Sie die Positionierung Ihrer Initiative bei wichtigen Stakeholdern und Führungskräften als eine Art Sales-Pitch. Um diese Schlüsselpersonen zu überzeugen, können Sie Storytelling nutzen. Erstellen Sie einen Vermarktungs-Kit - das kann auch ein PowerPoint-Foliensatz sein. Arbeiten Sie das Warum Ihrer Initiative anschaulich heraus und erklären Sie deren Mehrwert für genau diese Zielgruppe.

Change Agents

Nachdem Sie diese Personen für sich gewonnen haben, setzen sie diese als Change Agents ein, um Ihre  Initiative informell zu positionieren. Außerdem fungieren Change Agents als Ansprechpartner in den verschiedenen Teams. Wie wichtig Change Agents sein können, haben auch Transport for London und The Edrington Group erkannt.

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Kommunikationsmaßnahmen

Sie werden weder die Zeit noch die Ressourcen haben, bei jedem Mitarbeiter persönlich vorzusprechen. Müssen Sie auch nicht. Bedienen Sie sich dafür der von Ihnen festgelegten Kommunikationskanäle. Aus unserer Erfahrung haben sich folgende Maßnahmen bewährt:

  • kurze professionelle Videos kommen immer gut an. Bitten Sie einen bekannten und angesehen Stakeholder (den Sie vorab schon als Change Agent gewinnen konnten) ein Testimonial für ein Video zu verfassen.
  • Erstellen Sie eine Landing Page, die als Dreh- und Angelpunkt Ihrer Maßnahmen dient. Hier können Sie alle relevanten Informationen für Ihre Mitarbeiter zugänglich machen. Darüber hinaus können Sie kurze Erklär-Videos zum System und den direkten Absprung ins LMS einbinden. Der große Vorteil einer solchen Landing Page liegt darin, dass Sie ganz einfach tracken können welche Inhalte besonders gut und welche weniger gut funktionieren.
  • Print: machen Sie sich und Ihre neue Initiative sichtbar! Nutzen Sie Plakate, Flyer etc. um für Ihre Zielgruppen ständig visuell präsent zu bleiben.
  • Eine mehrstufige E-Mail Kampagne ist bei einem System-Roll-Out eigentlich unumgänglich. Nutzen Sie diesen Kanal um Ihre Initiative anzukündigen, Ihre Landing Page vorzustellen und um auf das neue System zu verlinken.

Befähigen

Natürlich ist es essentiell Ihre Admins zu schulen, denn schließlich sind sie es, die schlussendlich das System bedienen und pflegen müssen. Um aber eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, ist es mindestens genauso wichtig Ihren Endusern das neue Tool näher zu bringen. Und das am besten gleich zu Beginn, z.B. mit kurzen Clickguides oder Webinaren in denen systemerfahrene Personen das Tool vorstellen. Damit vermeiden Sie Anwenderfehler, die dann zu Unmut gegenüber der neuen Software führen.

Eine weitere Präsentationsmöglichkeit bieten Livedemos in Ihren Standorten. Kündigen Sie per Mail und Landing Page eine Roadshow an, auf der Sie das System z.B. in der Kantine vorstellen und auf persönliche Fragen eingehen.

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Post-Go-Live Maßnahmen

Wenn alles gut läuft, haben Sie ab diesem Zeitpunkt alle Skeptiker, Stakeholder und Mitarbeiter von Ihrem Projekt überzeugt und einige als Change Agents gewonnen. Sie haben mit Video, Mail- und Printkampagne auf sich aufmerksam gemacht und Ihren Nutzern die Werkzeuge an die Hand gegeben, um das Potential des Systems auszunutzen. Man könnte sagen der Roll-Out ist geglückt, aber Sie wollen ja auch noch in einigen Monaten positiv von sich reden machen. Das gelingt mit gezielten Post-Go-Live Aktivitäten. Erzählen Sie von Mitarbeitern die bereits erste Erfolge dank der neuen Lösung erzielt haben, nutzen Sie weiterhin E-Mails um Updates zum System zu versenden oder befragen Sie Ihre Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit, welche Verbesserungen getroffen werden können. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie solche Themen abfragen, die Sie auch wirklich im Nachgang noch anpassen oder beeinflussen können.

 

Fazit

Es reicht nicht aus für Ihre Mitarbeiter ein neues System zu implementieren, ohne ihnen zu erklären, wie man es bedient. Zeigen Sie persönlichen Mehrwert auf und überzeugen Sie Ihre Zielgruppe mit gezielten Anreizen. Der "Go-Live" Ihrer neuen Personalmanagementsoftware ist erst der Anfang Ihrer Initiative. Um langfristig hohe Nutzerzahlen zu erzielen, müssen Sie sich positiv in den Köpfen Ihrer Nutzer platzieren.

Dieses Konzept ist nicht nur für den Roll-Out eines Learning Management System anwendbar. Sie können die gleichen Maßnahmen mit leichten Adaptierungen auch bei der Implementierung einer neuen Lernkampagne oder dem Roll-Out einer neuen Zielvereinbarungssoftware uvm. einsetzen.

Wir stehen Ihnen jederzeit für Fragen rund um Roll-Out Konzepte zur Verfügung. Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar oder kontaktieren Sie mich persönlich: viktoria.schuiki@learnchamp.com

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