Ein Learning Management System (LMS) oder auch Lernplattform ist eine komplexe Softwarelösung, um Lernprozesse zu ermöglichen, zu beobachten und zu verwalten. Doch wann ist es für Unternehmen geeignet ein LMS einzuführen und was müsste man dabei beachten?
Nutzer eines LMS sind meist:
- Mitarbeitende/ Lernende
- deren Führungskräfte
- Administratoren
- u.U. auch externe Partner (Lieferanten, Händler, Franchisenehmer, Kunden)
In der Vergangenheit waren LMS vor allem durch die Bedürfnisse von Administratoren geprägt, d.h. Funktionen zum Organisieren und Verwalten standen im Vordergrund. Außerdem wurden LMS gern eingesetzt, um Nachweispflichten von Organisationen zu erfüllen. Durch Berichte kann man sehr leicht zeigen, dass Mitarbeitende zu Compliance-Themen geschult wurden.
In Zeiten, in denen Lernen zum Arbeitsalltag der meisten Mitarbeitenden gehört, viel informell gelernt wird und Employer Branding immer wichtiger wird, wird das LMS zu einer Serviceplattform mit Ressourcen, in der Mitarbeitende den richtigen Content finden – wann und wo immer sie ihn benötigen.
Ein LMS umfasst meist folgende Funktionalitäten:
- Benutzerverwaltung (Anmeldung von Nutzern mit Verschlüsselung)
- Rollen- und Rechtevergabe
- Kurskatalog und Verwaltung von Lerninhalten
- Erstellung von Lernplänen
- Suche
- Tracking und Reporting (z.B. Welche Lernenden haben Pflichtkurse noch nicht abgeschlossen? Bei welchem Kurs haben Lernende Schwierigkeiten? Welche Kurse werden besonders häufig absolviert?)
- Verwaltung von Präsenzseminaren (Trainer, Anmeldungen, Räume, Beamer, …)
- Chat oder Foren (zum Austausch der Lernenden mit Trainern und zwischen den Lernenden)
- Integration von user-generated Content
- Benachrichtigungen (Notifications) und deren Personalisierung
- Integrierte Autorentools zur Erstellung von digitalen Kursen und Quiz-Elementen
- Kalenderfunktion (auch für Lernende)
- Integration eines Webinar-Tools/ Virtual Classroom
- Kompetenz-Management
- Bezahlfunktion (interessant für Trainingsanbieter)
- Integration anderer Systeme (z.B. CRM, HRIS, Talent Management, ERP)
LMS haben sich weiterentwickelt: Manche integrieren inzwischen auch automatisch externen, kuratierten Content und geben Lernenden individuelle Empfehlungen auf Basis ihrer Rolle im Unternehmen, ihrer Interessen und vorher absolvierter Kurse.
Vorteile
- Man hat alle Lernmaterialien und Ressourcen an einem Ort. Das LMS ist so erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden.
- Mitarbeitende können überall und jederzeit auf Inhalte zugreifen. Sie fühlen sich optimal unterstützt und sind daher in ihrem Job zufriedener und produktiver.
- Ressourcen bleiben zentral gespeichert.
- Durch Rollenmanagement und Vergabe von Rechten kann man steuern, wer auf welche Materialien zugreifen kann.
- Mitarbeitende behalten den Überblick, welche Kurse sie noch absolvieren müssen.
- Wenn ein LMS mit Talent Management verknüpft ist, können Mitarbeitende sehen, was sie tun müssen, um sich für eine neue Rolle zu qualifizieren.
- Manager behalten den Überblick, welche Kurse ihre Mitarbeitenden abgeschlossen haben.
- Personalentwickler behalten den Überblick über angebotene Kurse und Curricula und wie Kurse angenommen werden. Außerdem kann man damit einfacher Präsenzveranstaltungen organisieren und verwalten.
- Ein LMS liefert Nachweise für Unternehmen, dass Kurse absolviert wurden (Compliance).
- Möglichkeit zur Vernetzung von Trainern und Mitarbeitenden über das Präsenzseminar hinaus.
Herausforderungen
- LMS sind sehr komplexe Systeme, gerade auch wenn man andere Systeme des Unternehmens integrieren will.
- Die Einführung eines LMS benötigt ein großes Projektteam (Einbeziehung u.a. von HR, IT, Marketing, Management, Betriebsrat)
- Das Angebot und die Preismodelle sind vielfältig. Daher sollte man die eigenen Bedürfnisse gut kennen. Welche Funktionalitäten brauchen Sie wirklich?
- Manche LMS haben eine kaum veränderliche Benutzeroberfläche. Hier sollte man testen, ob sie intuitiv zu bedienen und ergonomisch sind. Andere Plattformen, wie z.B. Totara Learn, lassen sich ganz individuell ans Corporate Design und an aktuelle Trends im Webdesign anpassen, sodass das LMS wie eine ganz normale Website aussehen kann.
- Die IT-Infrastruktur im Unternehmen kann zur Herausforderung werden: Was funktioniert und was ist erlaubt (Sicherheit)? Welche bestehenden Systeme gibt es, die angebunden werden sollen? Woher bekommt man saubere, verlässliche Nutzerdaten?
Wir raten zu einem LMS, wenn …
- … das Unternehmen nachweisen muss, dass Mitarbeitende Kurse absolviert haben.
- … das Unternehmen groß ist und Führungskräfte, Personalentwicklung und Mitarbeitende ohne ein Software-System den Überblick über Kursangebot und Kompetenzentwicklung verlieren würden.
- … das Kursangebot sehr groß und vielfältig ist und die Personalentwicklung Weiterbildungen effizienter organisieren und verwalten muss.
Wir raten davon ab, wenn ...
- … Lernen nicht getrackt werden muss und Berichte über Lernfortschritte nicht gebraucht werden.
- … wenn bestehende Systeme (z.B. Intranet, Wiki, Social Media-Plattform) für die Zwecke eines LMS genutzt werden können, statt ein weiteres System einzuführen. Neue Systeme sind bei Mitarbeitenden nicht unbedingt beliebt. Ein LRS könnte hier eine gute Alternative sein.
Woran sollte man bei einem LMS-Projekt denken?
- Gute Beziehungen zur IT-Abteilung, HR, Betriebsrat, Management
- Planung Reporting zu Projektbeginn (Welche Daten braucht man wirklich?)
- Aktualität und Vollständigkeit von Nutzerdaten
- Intuitive Nutzeroberfläche (max. 3 Klicks bis zum Content)
- Frühzeitiges User Acceptance -Testing
- Nutzer-Training (Administratoren, Führungskräfte, Mitarbeitende, Trainer, ggf. Learning Designer)
- Verständnis für Funktion der Notifications, ihre Automatisierungen und Personalisierung
- Content für das LMS, damit es beim Start nicht leer ist
- Kommunikationskampagne zum Launch (Was ist ein LMS? Warum braucht das Unternehmen eines?)
- Botschafter für das LMS aus verschiedensten Abteilungen und Hierarchie-Ebenen, die anderen Kollegen begeistert vom LMS erzählen
- Technischer Support für laufenden Betrieb
- Umfragen bei Nutzern zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems
Beispiel
Totara Learn für den Global Manager der ICUnet.AG
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