In Zeiten der Digitalisierung findet Lernen mehr und mehr online statt. Die fortwährende Diskussion über Vor- und Nachteile dieser Entwicklung hat schon längst stattgefunden. Viele sind sich aber einig – diese Entwicklung lässt sich nicht aufhalten.
Damit werden vor-Ort-Seminare aber nicht obsolet. Präsenzschulungen richtig eingesetzt können dabei unterstützen Theorie in einem sicheren Umfeld praktisch einzusetzen und wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Für viele Unternehmen, die ein Learning Management System (LMS) im Einsatz haben, drängt sich deswegen die Frage auf, wie man Seminare effizient und einfach verwalten kann. Totara Learn bietet hier zahlreiche Möglichkeiten die das Leben von LMS-Administratoren massiv erleichtern können.
Hier sind unsere 8 Top-Tipps zur Seminarverwaltung in Totara Learn:
- Approvals: lassen Sie Ihre Lerner mit ein paar Klicks sich selbst für das bevorstehende Seminar im System registrieren. Falls der Bedarf entsteht, dass der Manager diese Registrierung bestätigen muss, hat Totara Learn auch eine Lösung dafür. Mit Manager Approval wird der Teilnehmer/in erst nach der Bestätigung von Manager registriert. Für die Managers, die ihre Teams betreuen müssen, gibt es auch das Manager Reservation Tool. Es ermöglicht den Managern, eine vorgegebene Anzahl von Plätzen in einer Sitzung für ihr Team zu sichern. Dies ist hilfreich, wenn noch nicht bekannt ist, wer von einem Team teilnehmen wird. Falls der Manager schon weißt, wer aus seinem Team Teilnehmen soll, kann er/sie diese direkt einschreiben.
- Benachrichtigungen: lassen Sie Teilnehmer, sowohl auch ihre Manager, wissen, ob die Anmeldung für das Seminar erfolgreich war, oder einfach ein Paar Tage vor dem Seminar eine Erinnerung schicken. Es kann auch passieren, dass das Seminar abgesagt oder verschoben wird. Über diese können ihre Teilnehmer auch benachrichtig werden – sowohl per E-Mail als auch direkt im System. Totara Learn bietet zahlreiche Templates für Ihre Seminare. Haben Sie internationales Unternehmen, oder arbeiten Sie auf mehreren Sprachen? Keine Sorge! Seminarbenachrichtigungen unterstützen den mehrsprachigen Inhaltsfilter, so dass beim Hinzufügen zu einer Benachrichtigung der Inhalt nach den bevorzugten Spracheinstellungen des Empfängers gefiltert wird.
- Wait-list: Eine Veranstaltung in Totara Learn kann ohne einen festgelegten Termin erstellt werden, damit die Trainingsteams das Interesse an dem Thema einschätzen können und ob es wirtschaftlich ist, die Veranstaltung durchzuführen oder die Nachfrage nach der Schulung einzuschätzen, damit ein geeigneter Raum gebucht werden kann. Zusätzlich, sollte eine Veranstaltung mit einem bestimmten Termin schon ausgebucht sein, ermöglich die Warteliste anderen potentiellen Teilnehmern, ihre Interesse an der Veranstaltung zu bekunden. Damit wird der Teilnehmer nicht eingeschrieben, wird aber von System benachrichtigt, falls es ein offener Platz doch ergibt.
- Custom fields: Sie möchten Sie im Vorfeld wissen, wie viele Teilnehmer vegetarisch essen? Erstellen Sie ganz einfach benutzerdefinierte Felder, die bei jedem Sign-up befüllt sein müssen und erleichtern Sie sich so die Organisation vor Ort.
- Räume Verwaltung: falls Sie schon eine Liste von Räumen, die vor Ort vorhanden sind, haben, können Sie in Totara Learn diese auch erstellen. Ein weiteres Feature ist die Integration von Google Maps. Räume in Totara Learn verwalten kann auch beim Planen sehr hilfreich sein. Zum Beispiel, Sie haben schon einen Raum gebucht, und ihr Kollege/in will denselben Raum für dieselbe Zeit buchen, wird das System das nicht zulassen. So können Sie sicherstellen, dass es zu keiner Überschneidung kommt.
- Apropo Überschneidungen, bietet Totara Learn noch ein cooles Feature, die viele unsere Kunden sehr nützlich finden, nämlich Terminkonflikt. Falls ein User bei eine andere Sitzung eingeschrieben ist, lässt das System diesen User nicht einschreiben. Darüber hinaus wird bei einem Terminkonflikt (ein oder mehrere Teilnehmer sind an diesem Datum bereits auf eine andere Seminarveranstaltung gebucht) eine Fehlermeldung angezeigt.
- Interesse bekunden: Sie können einen Nutzer erlauben, sein Interesse zu einem Seminar zu bekunden und eine Nachricht zu schreiben, ohne sich anmelden zu müssen. So können Sie Infos wie zum Beispiel, der Nutzer hätte Interesse aber Datum passt nicht, usw. sammeln. Das kann Ihnen zukünftige Planung erleichtern.
- Last but not least: Trainermanagement. Eine Veranstaltung vor Ort benötigt nicht nur die Teilnehmer-innen und Räume, sondern auch die Fachexperte und Trainers, die diese Veranstaltungen ermöglichen. Falls Ihre Trainers außer System sind, ergibt sich die Möglichkeit, diese zu benachrichtigen und immer auf dem Laufenden zu halten. In E-Mail-Adresse(n) der Drittpartei Feld können Sie die E-Mail Adresse einer Trainers eingeben, und wenn sich ein Nutzer für eine Sitzung anmeldet, eine Benachrichtigung gesendet wird. Falls Sie aber viele Trainers im System haben, und Trainerverwaltung und Trainer Verführbarkeiten immer wieder ein Thema ist, hat das LearnChamp eine Lösung für Sie. Ein spezielles Plugin wurde von LearnChamp entwickelt, das alle Trainers im System auflistet und Ihnen sie verwalten lässt. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Sie haben ein Zimmer für ein bestimmten Zeitraum gebucht aber Sie wissen noch nicht welcher Trainer in diesem Zeitraum verfügbar ist. Mit unserem Plugin können Sie sehr schnell nach einem Datum und Zeit filtern und überprüfen wer von Trainers Zeit hat. Klicken Sie auf der Name des Trainers und erfahren Sie mehr über alle Seminare wo er/sie unterrichtet. Damit können Sie Trainerverwaltung erleichtern, insofern dass Sie ihre Verfügbarkeiten im System überprüfen können und für ihre Präsenztrainings gleich buchen.
Abgesehen von unserer Top 8 Liste, gibt es in Totara Learn zahlreiche weitere Seminarverwaltung Features, mit denen Sie Ihre Amazing Blended Learning Experience maximieren können. Gerne helfen wir Ihnen dabei!
