Onboarding mit Totara Social

Sie erinnern sich bestimmt noch an Ihre Einarbeitung. An das Lampenfieber, als Sie vor dem versammelten Team vorgestellt wurden? Hatten Sie das Gefühl, dass man Ihnen Gelegenheiten geboten hat, sich einen Namen zu machen und Ihren Platz im Team zu finden? Wurden Sie den neuen Kollegen so vorgestellt, dass diese auf Ihre beste berufliche Seite aufmerksam werden konnten?

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Oder ist alles was Ihnen im Gedächtnis blieb die Aussicht aus dem Seminarraum, das Catering und die schnell endenden Gespräche mit anderen neuen Mitarbeitern aus allen möglichen Bereichen? Hatten Sie mehr das Gefühl, dass Sie sich der Unternehmenskultur und den Strukturen unterordnen mussten?

Onboarding ist angesichts vermehrter Bewegung in Lebensläufen sehr wichtig für Mitarbeiter und Unternehmen. Leider dominieren jedoch Erinnerungen des zweiten Typs aufgrund stark formeller Ansprüche und veralteter Lernverständnisse in Onboarding-Konzepten. Der eigentlichen Bedeutung des sozialen Lernens für die Einarbeitung werden diese nicht gerecht: Hineinwachsen in eine Community of Practice ist soziales Lernen [1]. Diesen Aspekt nicht in den Vordergrund konzeptioneller Überlegungen zu stellen, kann sehr teuer werden, wenn neue Mitarbeiter wieder kündigen oder sich nicht mit der Organisation identifizieren [2]. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss sich unangenehme Fragen stellen lassen [3] und verlangt tatsächlich danach, neu gedacht bzw. erfunden zu werden [4].

Neben Social Collaboration ist daher Onboarding ein weiteres nahe liegendes Szenario für Tools wie Totara Social, die soziales Lernen unterstützen sollen. Wir haben geprüft, inwieweit Totara Social das soziale Lernen beim Onboarding unterstützen kann:

Teambildung

Teambildung bezieht sich bei Social Collaboration auf das gesamte Team, das sich erst finden muss. Bei der Einarbeitung sind ebenfalls Abstimmungen über Regeln, Rollen, Werthaltungen und Identität vonnöten, weil sich das Gefüge der Gruppe ändert. Allerdings ist bei der Einarbeitung natürlich besonders der neue Mitarbeiter im Fokus. Dieser steht unter besonderem Druck, da er sich selbst darstellen muss und sich gleichzeitig orientieren muss über die Gruppe, zu der er fortan gehört. Ein vielversprechender Ansatz ist es, die Identität des Neuen nicht Gleichmachen zu wollen, sondern sie zum Dreh- und Angelpunkt zu machen: was kann der neue Mitarbeiter beitragen, wie kann er seine Stärken unter Beweis stellen, welche (neuen) Sichtweisen bringt er mit?[5]

Totara Social bietet dem neuen Mitarbeiter anhand von Nutzerprofilen, Posts, Blogs und Foren die Möglichkeit, sich auch abseits vom persönlichen Kontakt über die Tätigkeiten, Rollen und Charaktere seiner Kollegen zu informieren und (nicht zuletzt) die Namen zu lernen. Selbst abwesende Teammitglieder können von unterwegs mitbekommen, wer da nun neu mit dabei ist. Der neue Mitarbeiter kann auch zu diesen zumindest schon mal über Totara Social Kontakt aufnehmen. Überhaupt wird die Kontaktaufnahme durch Totara Social sowohl erleichtert als auch begleitet. Der neue Mitarbeiter kann in Gruppen und Foren eingeladen werden, um dort seine Expertise und seine Sichtweisen einzubringen.

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Kommentieren und Kompensieren

Trainings- oder Studieninhalte der oft aus unterschiedlichen Fachbereichen, Abteilungen oder Generationen stammenden Teammitglieder erfordern Kommentierung. Insbesondere für den neuen Mitarbeiter ist Orientierung über die „fachlichen Ansichten“ und die Perspektive seines Teams und seiner Abteilung wichtig. Nicht zuletzt, da er selbst zu diesem Gesamt an Ansichten beitragen und die Perspektive mit prägen wird.

Damit die Zusammenarbeit reibungslos verläuft und weil weder Ausbildung noch Onboarding eine lückenlose Vorbereitung auf jede erdenkliche Praxis leisten können, müssen auch Lücken kompensiert werden: neue Begriffe müssen erfunden, unvorhergesehene Probleme im Prozess gelöst und Vorgaben selbst überprüft werden.

Dieses soziale Lernen betrifft insbesondere die gängigen Onboarding-Inhalte wie allgemeine Informationen zur Organisation, ihrer Philosophie, Grundsätze und Gebräuche. Regelmäßiger Kontakt und entsprechende Gespräche mit dem Vorgesetzten als auch den Peer Groups (Kollegen und andere Einzuarbeitende) sind erforderlich.

Neue Mitarbeiter können in Totara Social Fragen stellen, Blogs führen, Foren eröffnen und dazu beitragen und sogenannte Ansichten anlegen. Letzteres kann sehr frei mit medialen Elementen (auch externe Feeds) versehen und angeordnet werden. Ein Wiki kann allerdings nur außerhalb von Totara Social angelegt werden. Diese Funktionen können persönlichen Kontakt bei Abwesenheit ersetzen und darüber hinaus den Kreis derer, die zur Orientierung des neuen Mitarbeiters beitragen, stark erweitern. Machen Sie es zur Aufgabe einer Gruppe neuer Mitarbeiter, dass jeder neue Mitarbeiter z.B. einen Aspekt der Unternehmenskultur in seiner Abteilung vorstellen soll. Nicht zuletzt kommt all dies auch dem Bedürfnis der neuen Mitarbeiter entgegen, sich in der Organisation zu vernetzen.

Innovation

Die Kompensation kann auch so weit gehen, dass man von Innovationen sprechen muss: eine Verbesserung des Prozesses, des Produkts etc. Vor allem kleinere Innovationen erlauben es neuen Mitarbeitern, ihren Wert unter Beweis zu stellen.

Totara Social bietet hierzu die Möglichkeit, Ideen zu formulieren und auf diese Weise Unterstützer zu gewinnen, für die Realisation der Idee To-Do-Listen für sich aufzusetzen. Dateien können einfach per Drag & Drop hochgeladen werden.

Fazit

Onboarding-Konzepte, die die Identität des Hineinwachsenden anerkennen, können sich auf Totara Social als eine solide Unterstützung sozialen Lernens berufen. Parallel zu einem im persönlichen Kontakt gelebten modernen Onboarding-Konzept kann Totara Social die für soziales Lernen notwendigen Interaktionen anbahnen, erhalten und beleben.

Nicht zuletzt kann es eine enorme Erleichterung für die organisatorische Seite des Onboardings sein.


[1] Wenger, Etienne: Communities of Practice and Social Learning Systems, 2000 [In: Zeitschrift "Organization", Jahr 2000, Heft 7, Seite 225, publiziert von sagepublications < http:\\org.sagepub.com/cgi/content/astract/7/2/225>]

[2] Goldman, Sarah: Goodbye Boring Orientation, Hello Social Onboarding, 2013.

[Blogbeitrag Socialtext, http://www.socialtext.com/blog/2013/05/goodbye­boring­orientation­hello­social­onboarding/, letzter Abruf am 21.04.2015]

[3] Boe, Kristin: Why Millenials think your onboarding process sucks, 2014 [Blogbeitrag River Software, http://www.riversoftware.com/helpful­resources/blog/item/431­why­millennials­think­your­onboarding­process­sucks>, letzter Abruf 07.04.2015]

[4] Cable, Daniel M. et al.: Reinventing Employee Onboarding, 2013.

[Blogbeitrag MITSloan Management Review, http://sloanreview.mit.edu/article/reinventing-employee-onboarding, letzter Abruf am 21.04.2015]

[5] Cable, Daniel M. et al.: Reinventing Employee Onboarding, 2013.

Blogbeitrag MITSloan Management Review, http://sloanreview.mit.edu/article/reinventing-employee-onboarding, letzter Abruf am 21.04.2015]

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