Ein Schulungsnachweis hält einer Prüfung stand, wenn er für jede einzelne Person belegt, welche Pflichtschulung sie wann abgeschlossen hat, wer das bestätigt hat und wann die Wiederholung fällig ist. Der Aufwand liegt dabei in der Dokumentation – vor allem dann, wenn die Nachweise nicht an einer Stelle zusammenlaufen. Verteilt über mehrere Systeme, gepflegt von Hand, abhängig davon, dass jemand daran denkt: bei vielen Standorten und wechselnden Rollen genügt das irgendwann nicht mehr.
Pflichtschulungen sind kein neues Thema. Datenschutz, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Erste Hilfe, berufsspezifische Fortbildungsstunden: Diese Anforderungen bestehen seit Jahren, und die meisten Organisationen erfüllen sie.
2026 ändert sich aber die Nachweislage. Das Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz (NISG) 2026 tritt am 1. Oktober in Kraft. Es erfasst wesentliche und wichtige Einrichtungen in 18 Sektoren ab 50 Beschäftigten oder zehn Millionen Euro Umsatz, über Lieferkettenanforderungen mittelbar auch kleinere Unternehmen. Neben Risikomanagement und Meldepflichten verpflichtet es die Leitungsorgane persönlich: Sie müssen die Maßnahmen beaufsichtigen und selbst an Cybersicherheitsschulungen teilnehmen. Diese Verantwortung ist nicht delegierbar, und die Schulung ist dokumentationspflichtig.
Parallel dazu gilt Artikel 4 der KI-Verordnung. Wer KI-Systeme betreibt, und das ist bereits der Fall, sobald Mitarbeitende beruflich ein Werkzeug wie ChatGPT oder Copilot verwenden, muss nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz des Personals sorgen. Die Pflicht besteht seit Februar 2025, die Marktüberwachung beginnt am 2. August 2026.
Die Pflicht zu schulen ist also grundsätzlich nicht neu, aber dass die Dokumentation abgefragt wird und dass sie einer Person zugerechnet wird. Wie sich diese organisatorischen Anforderungen abbilden lassen, behandeln wir im Webinar "Nachweisbar geschult" am 16. September.
Jedes Unternehmen bringt eigene Voraussetzungen, Systeme und eine eigene Geschichte mit. Im Laufe unserer Projekte sind uns dennoch zwei Themen immer wieder untergekommen, die quer über Branchen und Unternehmensgrößen hinweg Herausforderungen darstellen:
Wie lange bräuchten Sie, um mir für eine bestimmte Kollegin alle Pflichtschulungen der letzten drei Jahre zu zeigen, mit Datum und nächster Fälligkeit? Oft lässt sich das auf die Schnelle nicht beantworten, weil die Nachweise über mehrere Systeme und Quellen verteilt sind. Im Lernmanagementsystem finden sich die Online-Abschlüsse, die Teilnahme an Präsenzschulungen ist in einer Excel-Liste erfasst und die externen Zertifikate liegen als PDF in Ordnern ab (hoffentlich am Server).
Solange eine Person im Kopf hat, dass eine Schulung nach zwei Jahren fällig wird, funktioniert das System. In Organisationen mit hoher Fluktuation ist genau diese Person irgendwann nicht mehr im Haus. Die Erinnerung geht mit. Ähnlich verläuft es, wenn eine Person die Abteilung wechselt oder eine Zusatzfunktion übernimmt. Die dazugehörige Pflichtschulung erhält sie nur, wenn jemand daran denkt. Das ist die Lücke, die bei Prüfungen am häufigsten auffällt, weil sie sich nicht im Gesamtbild zeigt, sondern in Einzelfällen.
Häuser zum Leben ist der größte Anbieter von Seniorenbetreuung in Österreich. Die Organisation betreibt 30 Häuser in Wien mit rund 9.000 Wohn- und Pflegeeinheiten sowie 135 Seniorenclubs, getragen von mehr als 5.000 Mitarbeitenden.
Die Ausgangslage war typisch für verteilte Organisationen: Mitarbeitende arbeiten über zahlreiche Standorte hinweg, interne und externe Schulungen erforderten Umplanungen im Dienstplan und zusätzliche Reisezeit. Gleichzeitig trägt die Organisation als zentraler Akteur in der Altenpflege eine besondere Verantwortung dafür, dass Mitarbeitende bei Compliance-Anforderungen auf aktuellem Stand sind.
Gemeinsam mit LearnChamp wurde auf Basis von Totara die Lernplattform EGON aufgebaut.
Mitarbeitende erreichen die Plattform über Notebook, Tablet oder Telefon, angebunden an das unternehmensweite Single Sign-on. Wer im Haus arbeitet, muss für eine Schulung nicht an einen Schreibtisch wechseln.
Aufgrund der kulturellen Vielfalt und der unterschiedlichen Berufsgruppen setzt Häuser zum Leben auf Erklärvideos und Microlearnings. Kurze, klar aufgebaute Einheiten machen komplexe Inhalte zugänglich. Auch das barrierefreie Design der Lernumgebung war eine bewusste Vorgabe.
Dieser Punkt wird in Compliance-Projekten oft unterschätzt. Ein Nachweis über eine Schulung, die niemand verstanden hat, ist formal gültig und praktisch wertlos. Wie sich ein rechtliches Pflichtthema so aufbereiten lässt, das Wirkung zeigt, haben wir am Beispiel eines europaweiten Immobiliennetzwerks beschrieben: Compliance-Training, das niemand wegklickt.
Durch die Integration mit den bestehenden HR-Systemen werden Kursabschlüsse automatisch verwaltet. Personaldaten und Abschlussdaten laufen nicht getrennt.
Die Berichtsfunktionen von Totara, ergänzt durch Custom Reports von LearnChamp, geben Führungskräften Einblick in Bildungsstunden und Abschlussindikatoren. Damit lassen sich Bildungsziele nachvollziehbar steuern und erforderliche Stunden belegen.
Im Fall einer behördlichen Prüfung können Führungskräfte diese Reports als Nachweis der Compliance vorlegen.
Nachweisführung ist kein Thema der Pflege allein. Bei SPAR Österreich, mit über 94.000 Nutzenden auf der Plattform, wurde ein Funktionskatalog eingeführt, über den Führungskräfte betriebliche Funktionen wie Erste Hilfe oder Brandschutz zuordnen. Mitarbeitende laden externe Zertifikate von Drittanbietern selbst hoch, Führungskräfte verifizieren sie und ordnen sie dem Kompetenzprofil zu. Damit entsteht ein vollständiger Qualifikationsstand an einer Stelle, inklusive der Nachweise, die außerhalb des Unternehmens erworben wurden.
Zwei der oben beschriebenen Fehlermuster sind damit konstruktiv gelöst: Externe Zertifikate landen nicht im Mailpostfach, und die Zuordnung von Pflichten zu Funktionen ist im System hinterlegt statt im Kopf einer Person.
Stellen Sie sich folgende sieben Fragen, um zu ermitteln, ob Ihre Dokumentation potenzielle Lücken hat:
Können Sie für eine einzelne Person auf Knopfdruck alle Pflichtschulungen mit Abschlussdatum und nächster Fälligkeit anzeigen?
Sind externe Zertifikate im gleichen System erfasst wie die internen Abschlüsse?
Gibt es einen definierten Verifizierungsschritt für externe Nachweise, und ist erkennbar, wer verifiziert hat?
Löst ein Rollen- oder Abteilungswechsel automatisch die zugehörigen Pflichtschulungen aus?
Sind Präsenzschulungen so erfasst, dass sie in derselben Auswertung erscheinen wie Online-Abschlüsse?
Können Führungskräfte den Stand ihres Teams selbst einsehen, ohne bei HR anzufragen?
Ist dokumentiert, welche Schulung für welche Rolle verpflichtend ist, und wer diese Zuordnung pflegt?
Nicht jede Organisation braucht dafür eine Plattform. Bei 40 Mitarbeitenden an einem Standort mit drei Pflichtschulungen im Jahr genügt eine sauber gepflegte Liste und eine klar benannte Zuständigkeit. Der Aufwand einer systemgestützten Lösung rechnet sich, wenn Standorte, Rollenvielfalt, Fluktuation oder Prüfhäufigkeit zunehmen. Wenn Sie unsicher sind, auf welcher Seite dieser Grenze Sie stehen, ist die Prüfliste oben ein guter Ausgangspunkt.
Wenn Sie gerade prüfen, ob Ihre Schulungsdokumentation einer Aufsicht standhält, sprechen wir gern darüber, wo die Lücken üblicherweise liegen und was sich mit vertretbarem Aufwand schließen lässt. Zum Kontaktformular
Dieser Beitrag beschreibt die Umsetzung von Schulungsdokumentation in Lernplattformen. Er ist keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung, ob und in welchem Umfang Ihre Organisation von NISG 2026 oder der KI-Verordnung erfasst ist, ziehen Sie bitte rechtliche Beratung hinzu.
Wie ein rechtliches Pflichtthema mit Szenarien und KI-gestütztem Video umgesetzt wurde, zeigt unser Compliance-Training für ein europaweites Immobiliennetzwerk.
Die vollständige Fallstudie zu Häuser zum Leben finden Sie auf der Website von Totara.