Wir waren dieses Jahr vom 9. bis 11. September für Sie auf der größten SuccessFactors Partner Veranstaltung der Welt – der SuccessConnect 2014 in Las Vegas.
Neben den interessanten Keynote Vorträgen von Mike Ettling und Dmitri Krakovsky über die strategische Ausrichtung und Positionierung von SuccessFactors bzw. die Produktneuheiten habe ich meinen Fokus bei der Wahl der Break-Out Sessions auf das Thema „User Adoption“ gelegt.
Eine kurze Beschreibung worum es sich bei „User Adoption handelt, finden Sie hier.
In diesem Zusammenhang besuchte ich diverse Vorträge zu „Customer Success Stories“ bzw. auch die SuccessFactors Admin Paneldiskussion, die vom Customer Value & Adoption Team moderiert wurde. Alle Breakout Sessions im Überblick und Videos zu den Veranstaltungen finden Sie hier.
Ziel dieser Veranstaltung war es zu identifizieren, mit welchen Mitteln und Methoden Administratoren die Akzeptanz der Endbenutzer sicherstellen bzw. erhöhen können. Um dieses Thema möglichst angreifbar zu erläutern waren fünf SuccessFactors Administratoren eingeladen, die Ihre persönlichen Erfahrungen vorstellten und auch Publikumsfragen beantworteten. Im Rahmen dieser Diskussion wurde mir bewusst, wie stark der Austausch und Zusammenhalt der User im amerikanischen Raum im Vergleich zu Europa ist und zugleich wie wertvoll dieser für jeden SuccessFactors Kunden sein kann. In vielen Fällen stehen Unternehmen und Administratoren nämlich vor ähnlichen Herausforderungen in Bezug auf die Benutzerakzeptanz und die Sicherstellung des laufenden Betriebs.
Nachfolgend fasse ich die drei wichtigsten Aussagen/Maßnahmen zusammen durch die ein SuccessFactors Administrator die Benutzerakzeptanz proaktiv fördern kann:
#1: Administratoren sind für das Testen der SuccessFactors HCM Suite verantwortlich.
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Situation: Ein Benutzer meldet sich an der SuccessFactors HCM Suite an und schon nach wenigen Klicks erscheint eine Fehlermeldung oder das System stürzt ab.
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Lösung: Der Administrator hat die zentrale Verantwortung für die Freigabe des Systems. Insofern muss der Administrator abwägen wie intensiv und umfassend die Systemkonfiguration getestet werden muss, um einen fehlerfreien Betrieb sicherzustellen. Daher wird die SuccessFactors HCM Suite auch immer mit zwei separaten Systeminstanzen ausgeliefert. Denn das Testen ist nicht nur im Zuge des initialen Rollouts erforderlich, sondern auch bei jeder Re-konfiguration bzw. Erweiterung. Getestet sollten nicht notwendigerweise nur die neue Funktionalität sondern gegebenenfalls auch andere Bereiche, mit denen es durch die Konfigurationsänderung Wechselwirkungen geben kann.
SuccessFactors Administratoren können die Benutzerakzeptanz maßgeblich beeinflussen. Christoph Gerhold, Geschäftsführer bei LearnChamp, erklärt wie Administratoren ihre Möglichkeiten ausschöpfen können.
#2: Administratoren aktivieren neue Funktionalitäten und müssen die interne Kommunikation sicherstellen.
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Situation: Der Benutzer meldet sich an der SuccessFactors HCM Suite an und plötzlich sieht alles anders aus und er weiß nicht mehr wie die Dinge funktionieren, die er davor schon hundertmal problemlos erledigt hat.
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Lösung: Der Administrator ist die einzige Person auf Unternehmensseite, der die Anforderungen des Fachbereichs kennt und dementsprechend auch entscheiden kann, welche der quartalsweisen Produktneuheiten für den Fachbereich interessant sind. Der Administrator ist aber auch die einzige Person die weiß, welche Benutzer von den Systemänderungen betroffen sind. Dementsprechend ist es die Aufgabe des Administrators sicherzustellen, dass die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig und ausreichend über die Veränderungen informiert sind, damit den Benutzern Frustrationserlebnisse erspart bleiben.
#3: Administratoren sollten Ihre „Macht“ nutzen.
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Situation: Nachdem SuccessFactors Administratoren oft auch für den Benutzersupport verantwortlich sind, wissen Sie relativ gut, wo Benutzer unzufrieden mit der SuccessFactors HCM Suite sind. Diese Informationen können von enormer Bedeutung für die Erhöhung der Benutzerakzeptanz sein.
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Lösung: Durch die Tatsache, dass SuccessFactors Administratoren einen guten Überblick über die gesamte Funktionalität und die quartalsweisen Produktneuheiten der SuccessFactors HCM Suite haben, können Sie gezielt neue Funktionalitäten aktivieren, die Endbenutzer benötigen bzw. die tägliche Arbeit mit dem System erleichtert und dadurch die Akzeptanz steigert. Beispielsweise hat ein Administrator auf häufige Manager-Anfragen zum Thema Berichtswesen gezielt die wichtigsten Dashboards in einer „Kachel“ auf der Startseite angezeigt, damit diese Manager die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick einsehen konnten. Dadurch wurden nicht nur die Supportanfragen deutlich reduziert sondern auch der Mehrwert für Manager mit einer kleinen Konfigurationsanpassung deutlich gesteigert.
Fazit
SuccessFactors Administratoren können die Benutzerakzeptanz maßgeblich beeinflussen und sollten dies auch im Rahmen ihrer Möglichkeiten tun. Darüber hinaus ist ein unternehmensübergreifender, offener und aktiver Austausch von SuccessFactors Administratoren sehr sinnvoll, weil dadurch Skaleneffekte generiert werden können. Aus diesem Grund haben wir in unserer SuccessFactors DACH Community einen speziellen Bereich eingerichtet um hierfür eine deutschsprachige
zu schaffen. Vernetzen Sie sich mit uns und nehmen Sie noch heute Teil an der Diskussion und gestalten Sie so die Zukunft von Successfactors mit.
