Die Entscheidung Ihre Personalprozesse mit einer Software zu unterstützen oder von einem bestehenden System auf ein anderes zu wechseln, ist keine leichte. Durch unsere jahrelange Erfahrung in der Implementierung von Personalmanagementsoftware wissen wir was Sie bei der Auswahl einer HR-Applikation beachten müssen.
-
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Markt und Anbieter
Bevor Sie die Kriterien an Ihre neue HR-Software festlegen können, sollten Sie sich darüber informieren, welche Art von System Sie benötigen und welche Anbieter sich am Markt tummeln. Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrer Personal- und Stammdatenverwaltung sowie im Positionsmanagement, bei Time-Off- und Genehmigungsworkflows? Dann wählen Sie ein Tool aus dem Bereich Core-HR. Oder wollen Sie Ihre strategischen HR-Prozesse verbessern? Die Software kann Ihnen helfen Ihr Learning- sowie Performance Management oder Bewerberverwaltung etc. zu vereinfachen. Natürlich überlappen sich die Funktionalitäten der vorhandenen Angebote aller Anbieter hier und da, dennoch unterscheiden sich die Softwareprodukte in den verschiedenen Gruppen maßgeblich.
-
Erstellen Sie ein aussagekräftiges Anforderungsprofil
Nachdem Sie sich ein genaues Bild über den Markt verschafft und sich über die unterschiedlichen Arten von HRIS-Systemen informiert haben, sind Sie in der Lage ein detailliertes Anforderungsprofil an Ihre neue HR-Applikation zu verfassen. Um das neue System so effizient wie möglich zu nutzen, muss geklärt werden, welche Prozesse abgedeckt und verbessert werden sollen. Welche Funktionen sind essentiell und welche nur nice-to-have? On-Premise oder Cloud? Auch die Frage nach der genauen Zielgruppe sollte man sich bereits an einem frühen Zeitpunkt des Entscheidungsprozesses stellen. Die Anzahl der betroffenen User und Länder hat in Folge große Auswirkungen auf den Rollout. Wenn Sie all Ihre Anforderungen zusammengefasst haben, denken Sie daran diese zu priorisieren. Das kann entscheidend sein, wenn Sie planen, Ihr Projekt in mehrere Phasen einzuteilen.
-
Legen Sie Ihr Budget fest
Entscheiden Sie frühzeitig wo Ihre Budgetgrenze liegt und ziehen Sie die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle in Betracht. Manche Anbieter verrechnen einmalig auf Basis der Benutzeranzahl, während andere eine jährliche Subscription Gebühr in Rechnung stellen. Klären Sie, welche Abteilung die Kosten trägt und nehmen Sie Kontakt zur Finanzabteilung auf, um böse Überraschungen zu vermeiden, wenn die erste Rechnung im Haus eintrifft. Beachten Sie bei Ihrer Planung auch den time-to-value Zeitrahmen. Viele Software-Projekte benötigen längere Vorlaufzeiten, um u.a. eine exzellente Implementierung, Konfiguration und Einschulung der Mitarbeiter sicherzustellen. So verstreichen schnell ein paar Monate zwischen den ersten Rechnungen und dem tatsächlichen Go-Live.
-
Wählen Sie vier oder fünf Anbieter aus, die Sie näher unter Lupe nehmen
Verkleinern Sie den potentiellen Anbieterpool, in dem Sie Ihr Anforderungsprofil mit den Softwarefunktionalitäten und Supportleistungen aller in Frage kommenden Anbieter abgleichen. Legen Sie sich auf vier oder fünf potentielle Partner fest, die zur Gänze oder größtenteils mit Ihren Spezifikationen übereintreffen. Evaluieren Sie die angebotenen Produkte genau, in dem Sie diese miteinander vergleichen.
-
Zeit für Demos
Zu diesem Zeitpunkt ist es sinnvoll mit jedem Anbieter, der es in die nächste Runde geschafft hat, eine Systemdemo zu vereinbaren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich für eine Online- oder Vor-Ort-Demo entscheiden. Natürlich wird Ihnen jeder Anbieter erklären, warum sein Produkt das Beste und das Richtige für Sie ist. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihnen die Prozesse und Funktionalitäten gezeigt werden, die Sie als essentiell erachten, denn nur so können Sie einen objektiven Vergleich ziehen. Es kann auch sehr hilfreich sein, wenn Sie vorab gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen einen kurzen Fragekatalog zusammenstellen, der von jedem Anbieter beantwortet wird. Nach der Präsentation der Demo ist es wichtig, dass Sie sich im Anschluss aussagekräftige Angebote zuschicken lassen.
-
Recherchieren Sie jede dieser Software Firmen
An diesem Punkt sollten Sie bereits Ihre Liste um weitere Kandidaten gekürzt haben. Bevor Sie jetzt den Preis entscheiden lassen, sollten Sie weitere Faktoren in Betracht ziehen: Wie lang gibt es die Unternehmen schon? Wie viele Projekte wurden von dem Anbieter bereits positiv umgesetzt? Gibt es aussagekräftige Referenzen, vielleicht sogar in Ihrer Branche? Fragen Sie nach Kontaktdaten von Referenzkunden, um sich direkt zu informieren.
-
Machen Sie sich ein Bild über die Support Struktur jedes Anbieters
Die Implementierung und laufende Wartung einer HR-Applikation kann sehr anspruchsvoll sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie einen Partner wählen, der Ihnen vor, während und nach der Implementierung zur Seite steht. Erkundigen Sie sich über den Umfang der Anwender- und Admin-Trainings, die vor und nach dem Rollout durchgeführt werden sollen. Auch der laufende Support sollte beachtet werden, falls dieser von Ihnen gewünscht wird. Für eine optimale und nachhaltige Benutzerakzeptanz ist dieser jedoch ausdrücklich zu empfehlen.
-
Legen Sie sich einen Implementierungsplan zurecht
Holen Sie pünktlich alle involvierten Parteien und Abteilungen mit an Bord und schätzen Sie interne Aufwände ab. Beginnen Sie, die anfallenden Aufgaben zu verteilen. Nicht selten gestalten sich Implementierungsprojekte schwieriger, weil vorab nicht klar definiert wurde, welche Abteilungen und Personen involviert sind. Wer das Projekt betreut und wer die tatsächlichen Systemimplementierungsaufgaben übernimmt. Sind diese Ressourcen bereits intern vorhanden,oder müssen neue Mitarbeiter eingestellt bzw. externe Consultants beauftragt werden?
-
Entscheiden Sie sich für einen Anbieter und begründen Sie diese Entscheidung klar
Nun haben Sie alle notwendigen Recherchen getroffen, entschieden, welches Produktangebot Ihren Bedarf am besten abdeckt und mit welchen Anbieter Sie sich am wohlsten fühlen. Da Sie in den kommenden Monaten eng mit dem Implemtierungspartner zusammenarbeiten werden, spielt auch das Zwischenmenschliche, wie z. B. die Sympathie-Komponente, eine wichtige Rolle. Dokumentieren Sie diese Entscheidungsbausteine im Detail damit Sie gut vorbereitet in Schritt 10 starten können.
-
Holen Sie die Zustimmung Ihres Managements für Ihre neue HR-Software ein
Fast geschafft. Leider verbirgt sich meist hinter dem zehnten Schritt der vermeintlich schwerste. Die Schritte 1 bis 9 dienen lediglich der Vorbereitung auf den Termin mit Ihrer Geschäftsführung. Aber wir sind uns sicher, dass der Zustimmung Ihres Managements nichts im Wege steht, wenn Sie die vorherigen Schritte befolgen und somit eine fundierte Empfehlung vorlegen können.
